Se, da una parte, il termine Analytics è ormai entrato nel comune gergo aziendale, dall’altra, l’espressione Process Mining risulta ancora oscura per molti decisori di business. Eppure, si tratta della naturale estensione dell’adozione delle piattaforme di Business Intelligence a ciò che rappresenta il cuore stesso dell’organizzazione: il modo in cui vengono immaginati, orchestrati e perfezionati i processi. Sembra scontato dirlo, ma alla base del successo di qualsiasi impresa c’è l’approccio ai meccanismi che, passaggio dopo passaggio, trasformano un input in un output. La semplicità di accesso e di fruizione degli strumenti da parte degli attori coinvolti in questa concatenazione di fasi rappresenta, inoltre, la cartina di tornasole dell’efficienza e della produttività dell’organizzazione. Sviluppare soluzioni di Process Mining, quindi, non vuol dire altro che declinare sui processi interni la potenza delle soluzioni analitiche– tipicamente in uso presso i dipartimenti Marketing, Vendite e Customer care. L’obiettivo è esattamente lo stesso degli altri ambiti applicativi: osservare, conoscere, registrare e analizzare per comprendere meglio; e, esattamente come negli altri casi, la lingua comune per interrogare i sistemi è quella dei bit. Anche i processi, infatti, generano dati che possono essere raccolti e immagazzinati. È proprio dall’analisi delle tracce digitali lasciate da ogni interazione che si può risalire al funzionamento della macchina organizzativa, funzione per funzione e dipartimento per dipartimento.

Mettere nuovi e vecchi processi sotto la lente d’ingrandimento

Gli ambiti di applicazione del Process Mining sono virtualmente infiniti: qualsiasi processo, nuovo o consolidato, può essere messo sotto la lente di ingrandimento per studiarne sia le dinamiche in senso verticale sia le ricadute sul piano orizzontale rispetto ad altre catene di eventi. Prendiamo in considerazione, per esempio, la supply chain: è forse il caso più tipico e più familiare per le aziende che hanno già attivato piattaforme di Business Intelligence. Andiamo al di là delle tipiche attività di analisi basate sull’adozione di KPI e di parametri utili a validare le performance del processo in sé e facciamo leva sul Process Mining: è quindi possibile evidenziare anche fattori esterni – ma tangenziali – alla catena logistica che possono influenzarne l’andamento: il sistema attraverso cui gli addetti dell’ufficio Procurement autorizzano le richieste di acquisto, per citare un caso, o anche i criteri di assegnazione dei prodotti di copisteria in uso presso l’ufficio Risorse umane, per farne un altro. Quanto più i vari processi sono tra loro interconnessi, tanto più sarà facile sottolineare gli effettivi rapporti di causa-effetto tra azioni che ad occhio nudo appaiono slegate.

Trovare il bandolo della matassa attraverso la stratificazione delle operazioni

Il segreto alla base della tracciabilità di ogni operazione è il log degli eventi aziendali. Stiamo parlando del registro su cui vengono immagazzinati i dati relativi ad accessi, autorizzazioni, modifiche: azioni ordinarie, ben note, che in azienda vengono compiute quotidianamente da uomini e macchine e che, pur avendo ciascuna caratteristiche proprie e un proprio peso specifico, si perdono nel bailamme e nella routine del lavoro. È questa complessità, nelle PMI come nelle grandi aziende, che ne rende impossibile l’identificazione alla luce degli effetti che il loro sommarsi ha sui processi interni (e quindi sull’efficienza dell’organizzazione). Il Process Mining serve proprio a questo: a trovare il bandolo della matassa che si forma nella stratificazione delle operazioni, estrapolandone i nessi nascosti e mostrando, in maniera comprensibile, le implicazioni in una visione d’insieme che può aiutare il management ad alzare l’asticella degli obiettivi di business. Come? Snellendo i processi decisionali e approvativi; sostenendo i processi riorganizzativi necessari, per esempio, in occasione di acquisizioni e merger; valutando l’impatto di razionalizzazioni e l’effettiva efficacia delle campagne di recruiting.