Che cosa rende i processi aziendali difficili da controllare e, soprattutto, da modificare? Il loro essere invisibili, il loro perdersi nell’abitudine e nella routine, la consapevolezza che rappresentano spesso pratiche consolidate non semplici da mettere in discussione proprio perché manca la prova dei fatti. “Si è sempre agito così, e tutto sommato è sempre andata bene così, perché si dovrebbe cambiare?”, è l’obiezione che chiunque provi a migliorare l’efficienza dell’organizzazione, anche introducendo nuovi strumenti, si sente rivolgere in modo più o meno esplicito. E la mancanza di evidenze a supporto di un progetto di trasformazione non solo alimenta i dubbi del capo, ma genera anche la diffidenza tipica degli utenti finali che sono chiamati a modificare abitudini, prassi e comportamenti. Non c’è solo timore della complessità che bisogna affrontare e gestire nell’apprendere un modus operandidiverso: spesso c’è pure la segreta convinzione che tutto sommato i risultati raggiungibili col metodo nuovo non saranno poi tanto migliori di quelli ottenibili alla vecchia maniera. Insomma, si tende a pensare che quasi mai il gioco valga la candela e che nella migliore delle ipotesi sarà impossibile misurare i vantaggi effettivi dopo aver operato il cambiamento. Cosa risponderebbero capi e utenti finali se diceste loro che esiste non solo l’opportunità di valutare l’attuale efficienza dei processi – individuando quali potrebbero essere ottimizzati e in che modo – ma pure di dare vita a simulazioni che evidenzino pragmaticamente gli effetti delle modifiche? E ancora: cosa risponderebbero se diceste loro che il processo di trasformazione può avvenire nel modo più rapido e indolore possibile? Risponderebbero che non conoscono il Process Mining.

Comprendere il funzionamento dei processi attraverso le simulazioni digitali

Come suggerisce l’espressione, il Process Mining è un’applicazione delle soluzioni di Big Data Analytics alla struttura organizzativa delle imprese e ha il preciso scopo di estrarre valore dall’elaborazione dei dati generati dalle interazioni interne e da ogni evento aziendale. È grazie al log degli eventi (parliamo quindi di accessi, modifiche, registrazioni) che ciascuna azione può essere tracciata e valutata non tanto e non soltanto in sé stessa, ma soprattutto rispetto agli effetti che produce sull’intera filiera dei processi aziendali. È in questo modo che si delineano i flussi e i rapporti di causa-effetto tra fenomeni apparentemente slegati, mettendo in risalto colli di bottiglia e margini di miglioramento. Quelli, per l’appunto, che risultano invisibili a occhio nudo. Attraverso il Process Mining, infatti, si possono costruire modelli digitali che replicano in tutto e per tutto la macchina aziendale nelle sue singole parti, funzioni e dipartimenti. È grazie a questa inedita visione d’insieme e dall’interno che gli analisti riescono a comprendere l’intimo funzionamento dei processi e a coglierne punti di forza e di debolezza. Agendo sulla simulazione, si possono introdurre variabili ed elementi di discontinuità, osservando in che modo il “gemello digitale” dell’organizzazione reagisce e constatando plus e minus derivanti dalle modifiche ipotizzate.

Coinvolgere la popolazione aziendale e renderla parte attiva dell’innovazione

Far decollare davvero il business, comprimendo i costi e perfezionando l’offerta, diventa a questo punto solo una questione di volontà. Dopo aver identificato criticità e opportunità e aver tracciato un piano di intervento per ottimizzare procedure, prassi e metodi di lavoro in funzione di obiettivi precisi, si può condividere, punto per punto, il progetto con le risorse coinvolte nel cambiamento. Rendere la popolazione aziendale parte attiva della trasformazione (anziché considerarla un elemento passivo della ristrutturazione) consente di indirizzare meglio gli sforzi, potendo contare sull’atteggiamento proattivo di ciascun individuo. Che si tratti di potenziare la catena logistica, il servizio di assistenza ai clienti, le vendite o persino le funzioni amministrative e il Finance, il Process Mining diventa la cartina di tornasole di ogni proposta di innovazione.